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Web会議システムとは?

Web会議って何?

「Web会議」とは、パソコンやタブレット、スマホなどの端末から、遠隔拠点とインターネットを通じて映像・音声のやり取りや、資料の共有などを行うことができるコミュニケーションツールのことを指します。

昨今、インターネット回線とパソコン等の端末があれば、場所を選ばずに手軽に利用出来る「Web会議」が一般的となっています。

コミュニケーション

ビジネスのグローバル化や働き方改革を背景に、「Web会議」を活用するシーンがますます増えてきています。例えば本社と他県にある支店との定例会議や、外部企業(お客様など)向けセミナーなど様々な目的で利用されてきています。

簡単・お手軽に利用できるWeb会議システム

Web会議システムはインターネット回線につながっているパソコンやスマートフォン・タブレットがあれば、場所を選ばずどこからでも簡単に接続することができます。

スマホ・タブレットで「いつでも・どこからでも」会議に参加することができます

Webブラウザーから手軽にWeb会議を開催でき、またメールでWeb会議の招待状を送ることができます。招待状を受領したメンバーは、指定のURLをクリックするだけで、すぐにWeb会議に参加することができます。

Webカメラやヘッドセット、マイクスピーカーといった機器があれば、会議に参加しているメンバーの顔を見ながら、あたかも実際に対面しているように会議を行うことができます。

ご利用のメリット

コスト削減

出張が伴う会議や研修をWeb会議に置き換えることで、出張コストの大幅削減が可能です。

算出条件
  • 東京本社に、大阪・福岡から一人ずつ、月に2回出張を行う
    交通費(1回あたり往復):東京-大阪 約25,000円 東京-福岡 約30,000円
    宿泊費(1回あたり):10,000円
  • Web会議システムを東京、大阪、福岡の3拠点に導入
コストについてのグラフ
経営革新・業務改革

Web会議システムを導入すると、情報共有の迅速化やコミュニケーションの活性化などたくさんのメリットがあります。

Web会議は、いつでもどこからでも利用することができます。必要な時にすぐに情報を共有することで、迅速化な情報共有と意思決定を支援します。その結果、業務効率化や生産性の向上に繋がります。

Web会議システムを導入し、日常的にWeb会議を行われたお客様からは「もはやWeb会議のない、業務は考えられない。」といったお声を聞くほど、手放せないシステムとの位置づけになってきています。

システムの位置づけ

活用シーン

活用シーン①

国内拠点・海外拠点との連絡ツールとしての運用

Web会議システムを各拠点との連絡ツールとしてご利用頂く企業様が多く、特に近年では中国や東南アジア地域との海外接続実績が豊富です。映像と音声以外にも資料共有機能などを活用する事で、頻繁に出向くことのできない海外拠点とも効率的にやり取りを行う事ができます。

1.海外とも安定した通信
  • 独自の圧縮技術を採用しており、回線の細いアジア地域でも他社システムに比べ圧倒的に音切れや遅延が少ない。
  • 欧米諸国、中国、ベトナム、タイ、エジプトなど、海外接続実績多数。
2.相手の表情や態度が見える
  • 表情や態度を見て会話をする事ができます。
  • 電話だけでは伝えにくいことも、Face to Faceであれば簡単に共有可能。
3.資料が共有できる
  • 打ち合わせで使う資料をWeb会議システム上で共有が可能。
4.安否確認やBCP対策にも
  • 簡単な連絡や安否確認はもちろん、在宅勤務への応用にも利用可能。

※ ご契約形態により、オプション機能でのご提供となります。

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活用シーン②

社長の訓示や年頭挨拶などの配信ツールとして運用

年頭のご挨拶や社内イベント等にもご活用いただけます。実際に、大手企業様にて、本社と全国の支店とをWeb会議システムで接続し、年始のスピーチの様子を全国へ配信するイベントで毎年ご活用いただいております。

本社 → 全国へ配信
  • 設定により※1、発言が不要な拠点はすべて傍聴のみに制限する事もできるので、年頭イベントもスムーズに行えます。
  • 配信映像は全画面表示や任意の大きさに拡大できるので、その場の臨場感も伝わります。

※1ご契約形態により、オプション機能でのご提供となります。

コミュニケーション

全社朝礼・総務通達等での業務効率化ツールとして運用

全拠点をつないだ全社朝礼や人事総務通達など全社的な情報共有を一堂に会して行う事で意思統一や業務効率化が可能です。

社内コミュニケーション・業務効率化に
  • 全社員がいつでも顔を見ながら対面会議が可能になることで、社内コミュニケーションが円滑になり全社的な方向性の統一が図れます。
  • 支社と営業所のオフィスの様子を同時に映し出し、バーチャルプレイス(空間共有)としての活用もできます。
活用事例:バーチャルプレイス(フォーラムエンジニアリング様)

活用シーン③

各拠点への教育・研修ツールとして運用

教育や研修に必要な資料・動画データもWeb会議システムで共有する事ができるので、担当者やマネージャーがそれぞれの拠点に出向く事なく教育・研修等を実施する事ができます。

1.社員教育や新入社員研修などに
    教材やマニュアルの資料を共有しながら双方向での指導が可能。 一方通行ではないので、その場で質疑応答やフォローも行いやすく、指導する側からも効果がはっきりと分かります。 録音録画機能があるので、当日研修に出席できなかった場合でも、後から閲覧して研修内容を把握する事ができます。
オンライン英会話やライブ授業にも採用実績

オンライン英会話やライブ授業にも採用実績

2.PCの操作やソフトウェアの遠隔サポートに
  • 「共有機能※1」で任意のアプリケーションやデスクトップ画面を見たり、遠隔で操作する事ができます。
  • IT担当者がPCをリモート操作したり、アプリケーションの操作説明やPCが苦手な方のサポートも可能になります。

※1ご契約形態により、オプション機能でのご提供となります。

デスクトップ共有の例(デスクトップ画面全体を共有)

デスクトップ共有の例(デスクトップ画面全体を共有)

活用シーン④

現場確認・モニタリング

Web会議システムはPCのほか、スマートフォンやタブレット、ウェアラブル端末からの接続に対応しております。
本部と現場を接続し、状況確認・情報共有を行うことができます。

ウェアラブル端末から現場の様子をリアルタイムで確認

目元に装着可能なヘッドマウントディスプレイ(ウェアラブル)端末によりPCやタブレットを持ち運ぶことなく、現場の様子をWeb会議システムを通して共有可能です。
オフィスの様子や、店頭、建設現場など、現地の様子を確認するニーズにご利用いただけます。

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活用シーン⑤

「Web会議システム」ネットワークカメラについて

「Web会議システム」ではキヤノン製の監視カメラをネットワークカメラとしてご利用いただくことが可能です。
離れた場所に設置してあるカメラの映像を「Web会議システム」上に映し出すことができ、各支店の様子や工場や店舗、工事現場などの様子をリアルタイムで確認できます。

ご利用シーンとメリット
  • 離れた場所にある研究所や工場・農地、倉庫、頻繁に訪問できない現場などの様子をリアルタイムに確認が可能です。
  • ビューワーを利用すれば、リモコン操作の要領で相手拠点のカメラを動かすこともできます。
  • カメラ映像のコードレス化の実現します。

写真などでは共有しきれないリアルタイムな動きを 「Web会議システム」上で確認することができ、タイムリーに情報を共有することができます。
現場への的確な指示が行えることで、生産効率の向上などにも繋がります。

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ライフサイエンス企業ユースケース

他業種・他業界でWeb会議が用いられていますが、ここでは主にライフサイエンス企業のお客様のユースケース(実際の導入利用事例)をご紹介いたします。特に製薬企業では、対面による医師への情報提供の代替手段としてデジタルマーケティングが注目されてきています。その一つとして、Web会議システムが有効活用されてきています。また、産官学連携によるオープンイノベーションでは、海外や日本全国の企業・研究機関・大学が参加します。そのためのコミュニケーションツールとして、Web会議システムが活躍しています。

国内製薬A社

研修・外部取引先(医師などその他)との打ち合わせや、社内定例会議や社長訓示配信など社内向け会議にも利用。情報システムが、エンドユーザーに対するリモートでのシステムサポートにも活用。

国内製薬B社

学術部主催の月例のMR向けセミナー、新年度全社総合朝礼、定例会議、遠隔面談などに利用。

国内製薬C社

開発集会(開発部門の定例会議)、医師向け講演会、社長訓示(次期方針発表)配信80拠点(韓国、台湾等、海外拠点含む)、共同研究(日本、アメリカ)に利用。

国内製薬D社

研修、定例会議(会長が自宅から参加)、Webセミナー、合同社員総会、共同研究開発に利用。

化学品メーカーE社

2か所の本社(東京・大阪)と、関東関西の他生産拠点・研究所との打合せに利用。また海外生産拠点との打合せや、海外取引先とのミーティングでも活用。

まずはお気軽にご相談ください TEL:03-6417-6600

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